Paliers de développement en gestion locative

Quelles sont les ressources nécessaires ? Qui fait quoi ? Quand dois-je recruter et quels profils ?

Préambule : Il n’existe pas de configuration type pour un service de gestion locative.

Aussi, les points de repère évoqués ci-dessous ne sont que des moyennes qui doivent tenir compte des outils techniques et moyens utilisés (logiciels de gestion avec automatisation de certaines tâches, sous-traitance de certaines missions, etc...)

L’organisation d'un service de gestion locative doit tenir compte d’une série de paramètres, parmi lesquels :

-            L’implication possible du patron dans les tâches opérationnelles consistant principalement à sécuriser les procédures comptables (quittancement, encaissement, paiement des factures, comptes rendus de gérance, reversement des fonds, contrôle des balances et états de rapprochements mensuels, etc..) et à gérer la relation avec les bailleurs.

-            L’effectif officiellement détaché ou dédié à l’activité (exemple de l’assistante commerciale si le poste existe)

-            La gestion du temps entre les missions de back office (administratif, juridique, comptabilité, gestion de la relation avec bailleurs et locataires) et celles de terrain (visites, gestion des candidatures, états des lieux, développement, travaux, sinistres, etc…)

-            Le territoire à couvrir ou l’amplitude des déplacements

-            Le taux de rotation des locataires (durée des préavis, durée d’occupation, notamment pour les villes étudiantes).

-            Le rythme de croissance du portefeuille de gestion

-            L’état du patrimoine géré pouvant générer de nombreuses interventions chronophages.

1ère Hypothèse :

Le patron a la possibilité de s’impliquer dans certaines tâches opérationnelles. C’est notamment le cas en phase de démarrage d’un service de gestion locative où la sécurisation des procédures comptables est une priorité.

Ce choix du patron implique qu’il ait trouvé des solutions en termes de ressources humaines pour continuer à manager son service de transaction car la gestion locative peut devenir vite très accaparante.

Au nom du principe de la représentation des fonds, le patron est garant :

- du contrôle de la pointe de trésorerie a minima une fois par mois

- du contrôle des balances mandants et locataires à la même fréquence pour identifier les soldes débiteurs et en connaître la justification.

- de la bonne tenue du compte des dépôts de garantie conservés

- de la régularité des rapprochements bancaires et de la justification des écarts identifiés.  

- du paiement des fournisseurs et du reversement à bonne date des fonds aux mandants.

A ce stade, la question se pose maintenant de savoir s’il est possible de détacher partiellement voire totalement un(e) collaborateur(trice) du service de transaction au traitement des demandes et réclamations de la clientèle de l’ADB (bailleurs, locataires, candidats locataires, prospects bailleurs, fournisseurs, etc…)

Cette personne nécessairement polyvalente qui fait souvent fonction d’assistante commerciale devra mener de front toutes les missions du back office ainsi que celles de terrain associées à la location.

Cette configuration est nécessairement temporaire et n’a pas vocation à perdurer au-delà d’une vingtaine de lots gérés.

2e Hypothèse :

Dans l’hypothèse où le patron n’a pas la possibilité de s’impliquer dans l’exécution des tâches opérationnelles, les paliers et chiffres indiqués ci-dessous ne sont que des moyennes qui ne peuvent prendre en compte toutes les particularités évoquées précédemment ainsi que l’automatisation de certaines tâches par le logiciel de gestion utilisé (prélèvement automatique des loyers, règlement des fournisseurs en un seul virement, extranet, gestion interactive des évènements, gestion électronique des données, signature électronique, etc..), voire la sous-traitance de certaines tâches (comptabilité, états des lieux, notamment).

Les configurations type décrites ci-dessous visent à soigner la gestion de la relation avec la clientèle. Les volumes gérés sont donc donnés pour indication et sont compatibles avec une logique de développement raisonnée.

1er palier : Une personne seule peut gérer le back-office (interface bailleurs-locataires + compta gérance) et locations jusqu’à 80 lots

2ème palier : A partir de 80 lots environ, le recrutement d’un collaborateur (conseiller location) pour assurer les missions de location (visites, gestion des candidatures, rédaction des baux, état des lieux et développement) devient indispensable. La personne restée au back-office occupe alors la fonction de gestionnaire à part entière.

3ème palier : Montée en charge du gestionnaire du back-office jusqu’à 200 lots.

4ème palier : A partir de 200 lots, le gestionnaire principal a besoin d’être secondé par un(e) assistant(e) de gestion. La répartition des tâches entre le gestionnaire principal et l’assistant(e) peut se présenter comme suit :

-            Gestionnaire principal : en charge de la relation avec les bailleurs et des demandes et réclamations qui en découlent pour ce qui concerne la vie du mandat de gestion.

-            Assistant(e) de gestion : en charge de la relation avec les locataires entrés (sous l’autorité du gestionnaire principal) pour tout ce qui concerne la vie du bail.

5ème palier : Montée en charge jusqu’à 500 lots du « binôme de gestion » pour le back-office. En fonction du territoire à couvrir, la question du recrutement d’un deuxième conseiller à la location a pu se poser entre le 4ème et le 5ème pallier… Il devient, quoi qu’il en soit, indispensable de recruter un deuxième conseiller location à partir de 500 lots, pour poursuivre le développement et faire face à une charge de travail certaine.

6ème palier : A partir de 500 lots, il n’est pas superflu de recruter une personne entièrement dédiée aux opérations de la compatibilité (quittancement, encaissements, paiement des fournisseurs, comptes rendus de gérance et reversement des fonds, aide à la déclaration des revenus fonciers, etc…)

7ème palier : Au-delà de 500 lots, l’objectif est de constituer peu à peu un nouveau binôme de gestion avec pour objectif l’atteinte du palier des 1000 lots de gestion.

Bien entendu, chaque structure de gestion locative obéit à un historique, une culture d'entreprise, une logique de développement et de fidélisation de la clientèle.

L'objectif de ce mémo est de permettre au plus grand nombre de se lancer dans cette activité et d'anticiper sur la charge de travail à venir.

Il y a beaucoup à dire sur ce sujet d'importance et par expérience il constitue l'essentiel des préoccupations d'un patron ou d'un manager.

Contactez moi si vous avez besoin d'aide ou d'un regard extérieur objectif.

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